Arbeitsplanung auf Firmenniveau

Auszug aus Kapitel 4:

Mission Impossible für Unternehmensführung | Rettung durch Arbeitsplanung mit Masterplan

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In 2006 hatte ich das Gefühl, dass die Summe der Herausforderungen meines privaten Lebens (Hausbau/ junge Familie) und des Arbeitslebens zu viel für mich wird. Als Führungskraft an der Spitze eines international tätigen 350 Mitarbeiter Industrieunternehmens arbeitete ich an der 60 h Wochenarbeitszeitgrenze.

Das Kerngeschäft mit programmierbaren Steuerungen lief nach 5 Jahren Dank viel Innovation und Optimierung gut. Aber es kam ein Berg von Veränderungen, neuen Zwängen und gestiegener Erwartungsdruck hinzu. Gleichzeitig fiel durch einen Eigentümerwechsel Ende 2005 fast alles,was ich bisher als Teil einer großen Unternehmensgruppe via CEO und Konzernleitung an persönlicher Führung erfahren hatte, weg.

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Jenseits des operativen Tagesgeschäftes und dem üblichen Gewinnsteigerungsdruck galt es mehrere gravierenden Herausforderungen und Probleme gleichzeitig zu meistern, die typisch für die Arbeits- und Wirtschaftswelt des 21. Jahrhunderts sind.

•Technologische Umwälzung mit unwägbaren Risiken und massiver zeitlicher Zusatzbelastung – Umstellung der Elektroindustrie auf bleifreies Löten bei allen bestehenden Produkten.

•Gravierender strategischer Nachteil des Unternehmens muss ausgeglichen werden – Das Unternehmen muss Touch-Panel Hersteller und HMI kompetent werden.

•Technologie und Produkte werden obsolet gemacht: Das sterbende Geschäft mit mechanischen elektrischen Schaltern muss schnell zu einem komplett neuem Geschäft mit voll elektronischen Energiezählern werden.

•M&A Transaktion schafft komplette Unberechenbarkeit und Existenzangst –Gesamte Unternehmensgruppe wird von feindlicher Übernahme bedroht und von einem völlig branchen-undproduktfremden asiatischen Unternehmengekauft.

•Lebensbedrohlicher Produktivitäts-und Preisdruck – ab 2006 wird der Schweizer Franken als Fluchtwährung über 40 % teurer gegenüber dem Euro. In den Euroraum gingen aber >80% des Umsatzes.

Als reine Kapitalanlage eines Hong-Kong-Chinesischen Unternehmens hatte ich ab 2006 als Firmenchef nun eine einzigartig große Handlungs-und Gestaltungsfreiheit. Aber ich war auch mit all den Herausforderungen und Problemen auf mich alleinegestellt. Ich musste mich noch mehr selbst führen. Und zur Bewältigung des außergewöhnlichen Berges an neuen Herausforderungen und Problemen musste ich „,mein“ Unternehmen noch substantiell besser führen als zuvor.

Aber wie soll nach 15 Jahren in der Geschäftsleitung von Unternehmen ein solcher qualitativer Sprung in puncto Führung erreicht werden? Seit dem 28. Lebensjahr hatte ich mich als Führungskraft entwickelt und bewährt. Ich hatte einen Stil gefunden, der zu mir passt und gut wirkt. Mitte 40 ist keine wesentliche Veränderung der natürlichen Führungskraft mehr zu erwarten. Mit meiner ausgereizten Führungskraft mehr Führungsarbeit zu bewältigen, indem ich mehr Zeit aufwende, war auch keine machbare Lösung. Ich war bereits auf einer 60 h Stunden-Woche und meine Mitarbeiter in der Geschäftsleitung hatten auch keine Zeitreserven mehr. Also gab es nur die Möglichkeit, meine Führungsarbeit substantiell effektiver und effizienter zu machen.

Wenn mir das gelänge, so gelänge das auch den anderen Führungskräften im Unternehmen; auch die würden dann in Ihrer Führungsarbeit effektiver und effizienter werden. Damit würde die Unternehmens– und Mitarbeiterführung insgesamt substanziell besser werden.Genau das,was es in der „Not“ brauchte. In der Not wird man erfinderisch.

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Auf der Suche nach der Lösung meines „Führungsproblems“ stellte ich alles in Frage was ich bisher gemacht hatte und gewohnt war zu tun. Ich experimentierte einfach nach dem „Trial and Error Prinzip“. Als Chef mutete ich meinen Mitarbeitern dabei recht viel zu. Nur angesichts der großen Herausforderungen und der gewaltigen Probleme, die zu bewältigen waren, spielten sie mit. Was dabei als Lösung heraus kam, war ein neuartiges Führungssystem, das auf täglicher persönlicher Arbeitsplanung aller Mitarbeiter und zusätzlich der Masterplanung für alle Führungskräfte beruht.

Aus Unterkapitel 2.3:

Master- Arbeitsplanung in Realität umsetzen

Der Masterplan ist eine persönliche Arbeitsvorbereitung für Zeiträume von Monaten, Quartalen und Jahren. Dort ist alles,was für die Zukunft relevant werden soll, kann und wird,erfasst. Es wird Thematisch seiner individuellen Situation und Zielen entsprechend strukturiert und periodisch aktualisiert.

Sein eigenes berufliches Leben und das seiner Mitarbeiter wird vorgedacht. Es werden Szenarien entwickelt, wie Ziele verfolgt und in Etappen erreicht werden können. Es werden Alternativen und Back-Up Optionen entwickelt, damit Dinge auch sicher klappen. Was dabei entsteht,ist ein Bewusstsein, was vor einem und seinem Team liegt mit einer groben Planung wie die vielen anspruchsvollen und komplexen Ziele auch neben der Belastung des operativen Tagesgeschäftes mit seinen vielen Pflichtaufgaben erreicht werden könnten. Das muss überhaupt nicht präzise und detailliert sein. Wichtig ist die Plausibilität und Flexibilität der Planung. Unschärfe ist okay. Die Richtung und die Fortschrittsgeschwindigkeit sind das Wichtigste. Deshalb spielen Termine und Milestones in der Masterplanung nur eine sehr untergeordnete Rolle als Merker sprich Erinnerung.

So sah mein typischer Masterplan als Chef (CEO) eines internationalen Industrieunternehmens aus. Am Anfang stand meine persönliche Arbeit in Projekten mit Kunden, Partnern etc. Dann kam die bereichsübergreifende Planung und anschließend meine grobe Planungsvorgabe und Zielverfolgung, in mehrere Bereiche segmentiert. Alles was für meine Arbeit relevant war, fand sich auf diesen drei Seiten wieder bzw. war verlinkt. Die komplette Übersicht über alles was sein wird, sein soll und sein könnte. Vorher hatte ich das alles auf To-Do Listen, Laufwerk-Verzeichnissen, Outlook und Notiz-/ Merkblätternverstreut gehabt.

Der Output der Masterplanung ist Festlegung, welches Ziel bzw. Vorhaben in welcher Zeitspanne mit welcher Intensität bzw. Priorität verfolgt werden soll und wer dabei die Verantwortung trägt.
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Aus Unterkapitel 2.4:

Planbasiertes Führungssystem wirkte Wunder

Am Anfang der Entstehung der Masterplanung stand die Erkenntnis, dass ich in meiner Führung substanziell effektiver und effizienter werden musste. Eine Ansammlung von außergewöhnlichen Herausforderungen und Problemstellungen brachten mich Mitte der 00er Jahre an meine Grenzen. Die Situation war ernsthaft bedrohlich für das Unternehmen Saia-Burgess Controls und allen seinen Stakeholder. Diese Notlage hat erst zu Entwicklung der Masterplanung für professionelleres individuelles Selbstmanagement geführt. Und wurde dann schnell auch zu einem zentralen Instrument der Führung, des Abgleichs mit Mitarbeitern und der übergreifenden Synchronisation zwischen Kollegen unterschiedlicher Bereiche, die auf einander angewiesen sind.

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Die Schlüsselfrage ist jedoch die Wirkung der Masterplanung auf das Unternehmen. War es fähig, den riesigen Berg an ungewöhnlichen Problemen und strategischen Herausforderungen erfolgreich zu meistern?

Ja. Es ging gut. Wie gut,zeigen die nachfolgenden Folien aus den Verkaufsunterlagen des Hong-Kong Chinesischen Eigentümers der Saia-Burgess Controls. Dieser Neu-Eigentümer aus Ende 2005 behandelte das Unternehmen als reine Kapitalanlage. Nach 8 Jahren hatte erden Wertzuwachs realisiert und das Unternehmen an Honeywell für ca. 100 Mio Euro verkauft. Es schien der gute Zeitpunkt zu sein, weil alle großen Probleme gelöst und die strategischen Herausforderungen gemeistert waren. Die Perspektiven waren exzellent, entsprechend hoch der Verkaufspreis.

Nachfolgende Charts zeigen,was wir mit unserem neuartigen planbasierten Führungssystem erreichen konnten. Alles konnte mit bereits vorhanden Führungskräften und Strukturen erreicht werden. Alle Mitarbeiter wurden effizienter und effektiver darin, sich selbst und Andere zu führen. Damit ließen sich schwierige operative Problemstellungen und anspruchsvolle strategische Herausforderungen gleichzeitig meistern. Planbasierte Führung bzw. professionelle Arbeitsplanung macht das Unternehmen stärker, schneller und robuster – aufwandsneutral, risikolos, dauerhaft.

Am Ende dieses Kapitels werden SMan Tagesprojektierungsseiten für 2 Wochen beigelegt, damit jeder Leser das professionelle Selbstmanagement für sich selbst testen und die tollen Effekte sofort spüren kann.